Awaria Krajowego Systemu e-Faktur może utrudnić wystawienie lub przesłanie faktury ustrukturyzowanej. Nie oznacza to jednak, że każda transakcja musi zostać wstrzymana ani że podatnik automatycznie ponosi sankcję za samą niedostępność systemu. Ustawa o VAT przewiduje odrębne procedury na wypadek problemów technicznych. Ich zastosowanie zależy od rodzaju zdarzenia i sposobu jego oficjalnego ogłoszenia.

W ocenie odpowiedzialności trzeba odróżnić awarię KSeF od problemów z połączeniem internetowym, niedostępności planowanej oraz awarii całkowitej. Każda z tych sytuacji może wiązać się z innymi obowiązkami dotyczącymi wystawienia, przekazania i późniejszego przesłania faktury. Istotne są również data transakcji i przepisy obowiązujące w tym dniu.

Jakie tryby postępowania przewiduje KSeF?

System przewiduje między innymi tryb offline24, tryb offline związany z niedostępnością KSeF, tryb awaryjny oraz procedurę awarii całkowitej. Nie są to pojęcia zamienne. Podatnik powinien ustalić, z jakim zdarzeniem ma do czynienia, i zastosować właściwą procedurę zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów oraz przepisami ustawy o VAT – https://www.gov.pl/web/finanse/rada-ministrow-przyjela-informacje-o-dzialaniach-podjetych-przez-polske-w-celu-realizacji-zalecenia-rady-w-ramach-procedury-nadmiernego-deficytu-.

W trybie offline24 faktura jest wystawiana poza systemem i co do zasady przesyłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku ogłoszonej awarii KSeF obowiązuje odrębny termin, co do zasady do siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Tryb offline związany z niedostępnością systemu również ma własne reguły. Przy awarii całkowitej faktur nie przesyła się później do KSeF, a nabywcy przekazuje się ją poza systemem.

Przed podjęciem działań trzeba sprawdzić oficjalny komunikat dotyczący zdarzenia. Sam błąd aplikacji księgowej lub brak dostępu do Internetu nie jest automatycznie równoznaczny z ogłoszoną awarią systemu.

Kto odpowiada za prawidłowe wystawienie faktury?

Co do zasady obowiązek wystawienia faktury zgodnie z przepisami spoczywa na podatniku będącym jej wystawcą. Korzystanie z oprogramowania zewnętrznego lub z pomocy biura rachunkowego nie przenosi automatycznie wszystkich obowiązków ustawowych na dostawcę narzędzia albo usługodawcę.

Jeżeli fakturę wystawia pracownik lub biuro rachunkowe na podstawie udzielonych uprawnień, należy ustalić, kto odpowiadał za konkretną czynność, jak zorganizowano proces oraz czy osoba wykonująca zadanie miała odpowiedni dostęp. Odpowiedzialność za naruszenie obowiązku publicznoprawnego i odpowiedzialność cywilna wobec klienta to odrębne kwestie.

Warto zweryfikować następujące elementy:

• Rodzaj zdarzenia technicznego i treść oficjalnego komunikatu dotyczącego KSeF.
• Datę wystawienia faktury, moment jej przekazania nabywcy i termin późniejszego przesłania do systemu.
• Zakres uprawnień podatnika, pracowników i biura rachunkowego oraz sposób podziału zadań.
• Dowody wystawienia dokumentu, komunikaty błędów, potwierdzenia prób wysyłki i kopie korespondencji.
• To, czy faktura została wystawiona zgodnie z właściwą procedurą oraz czy wykonano obowiązki po ustaniu awarii.

Dokumentacja techniczna może mieć znaczenie przy wyjaśnianiu przebiegu zdarzenia, ale nie zastępuje obowiązku stosowania właściwej procedury. Podatnik powinien zachować informacje pozwalające odtworzyć moment wystawienia faktury i późniejsze działania.

Czy awaria oznacza mandat lub karę?

Nie należy zakładać, że każda awaria prowadzi do nałożenia kary. Najpierw trzeba ustalić, czy doszło do naruszenia konkretnego obowiązku oraz czy przepisy przewidują sankcję w danych okolicznościach. Znaczenie ma również to, czy podatnik skorzystał z właściwego trybu i dotrzymał terminów po przywróceniu działania systemu.

Jeżeli organ kwestionuje sposób postępowania, przedsiębiorca powinien przedstawić chronologię zdarzeń, dokumentację techniczną i dowody zastosowania odpowiedniej procedury. Warto zachować komunikaty systemowe, numery zgłoszeń do pomocy technicznej, pliki faktur oraz potwierdzenia późniejszej wysyłki. Takie materiały ułatwiają wykazanie, czy opóźnienie wynikało z awarii i jakie działania podjęto w celu wykonania obowiązków.

Nie każda nieprawidłowość jest jednak skutkiem awarii. Jeżeli podatnik nie przesłał faktury w wymaganym terminie mimo przywrócenia systemu, trzeba odrębnie ocenić przyczyny opóźnienia. Podobnie problem z własnym oprogramowaniem wymaga sprawdzenia, czy dostępna była możliwość zastosowania innej dopuszczalnej procedury.

Jak ograniczyć ryzyko w przedsiębiorstwie?

 

Procedura awaryjna powinna określać osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur, monitorowanie komunikatów i kontrolę terminów. Przedsiębiorstwo powinno zapewnić możliwość przechowywania kopii dokumentów oraz odtworzenia historii prób wysyłki. Warto również ustalić, kto weryfikuje kompletność faktur wystawionych poza systemem po ustaniu awarii.

Biuro rachunkowe i przedsiębiorca powinni uzgodnić sposób przekazywania informacji o niedostępności KSeF (więcej informacji). Jeżeli biuro odpowiada za obsługę faktur, umowa powinna określać zakres uprawnień, obowiązki w sytuacjach awaryjnych oraz zasady dokumentowania czynności. Jasny podział zadań ogranicza ryzyko przeoczenia terminu, ale nie zwalnia żadnej ze stron z obowiązków wynikających z przepisów.

Podsumowanie

Awaria KSeF nie przesądza automatycznie o odpowiedzialności za mandat ani o naruszeniu przepisów. Decydujące znaczenie mają rodzaj awarii, zastosowana procedura, terminy i dowody potwierdzające działania podatnika. Odpowiedzialność biura rachunkowego lub dostawcy oprogramowania należy oceniać osobno, na podstawie umowy i okoliczności zdarzenia. Prawidłowa dokumentacja oraz kontrola terminów po przywróceniu systemu są podstawą obrony stanowiska przedsiębiorcy.